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【公司秘書責任】公司秘書是什麼?公司秘書董事同一人可以嗎?

公司秘書責任

不少創業新手對有限公司認知不多,常誤以為公司秘書等於私人秘書,公司秘書被誤以為可有可無,本文與大家分享公司秘書責任和職務,讓大家加深對公司秘書認識,有意開有限公司既你要特別留意!

公司秘書是企業專業行政人員,在不小發達國家,例如香港、新加坡,公司秘書更是有限公司的法定職務,公司秘書主要職能在於「合規」,在企業管治中扮演踏重要角色。公司秘書有助維繫商業社會中良好管治的核心,包括於公司董事決策或討論業務發展時提供專業協助。在香港,公司法例和相關規定經常變動,而且變化步伐急速,公司的合規要求也日益複雜,公司秘書主要職能協助董事局遵守有關法例,確保合規和避免因違規而被罰款。

每一間香港有限公司,都必須委任一個合資格的公司秘書。該秘書必須是一名香港居民,或者是一家註冊辦事處或主要營業地點設於香港的公司,並持有香港信託及公司服務提供者牌照 (TCSP)。

在私人有限公司中,董事只要不是公司的唯一董事,都可出任公司秘書職務。從成本的角度看,讓合資格董事擔任公司秘書,的確可節省外判公司秘書的費用,但重點是,公司秘書並不是「掛名」這麼簡單,現時坊間公司秘書服務低至$1,000起,假如未有相關經驗,外判公司秘書服務可避免不少要罰款。

至於上市公司,對公司秘書資格的要求就更加嚴格。獲選用為公司秘書的人士或公司必須具備合適的專業、學歷資格或相關經驗,才能夠符合《香港聯合交易所有限公司證券上市規則》《上市規則》中定明的有關要求。

上文提到,私人公司的公司秘書可由公司其中董事擔任,只要該名董事是是一名香港居民就可以。

但假如你打算委任秘書公司出任,須留意他們有沒有領取「信託及公司服務提供者牌照」。根據《打擊洗錢及恐怖分子資金籌集條例》(第 615 章),任何人在沒有牌照的情況下在香港經營信託或公司服務業務,即屬犯罪。

有關信託及公司服務提供者牌照,大家可於 公司註冊處 TCSP 網站查看持牌人登記冊,確保委託出任公司秘書的公司已作登記。

公司秘書職責範圍廣泛,需要確保公司營運和決策合法以及幫助公司實行良好的公司管治。公司秘書職責包括:

  • 保存及更新公司的法定名冊
  • 撰寫會議記錄
  • 遞交公司周年申報表
  • 準備和呈交公司註冊文件予政府部
  • 協調公司帳目及報告的製作和發佈
  • 代表公司與監管機構溝通
  • 安排董事及股東會議
  • 組織及協助舉行董事會及股東大會
  • 監察公司管治的進展

中小企的公司秘書日常工作並不算複雜,但作為公司秘書,需要對現時條例有所認知,亦要對公司條例要求敏感度要高,確保依時呈交文件,避免不必要的罰款。所以當選擇公司秘書服務時,必須找一間有信譽,並領有《信託或公司服務提供者牌照》的秘書服務公司去當自己的公司秘書。

Adam-Ho-ACAS

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毅思會計創辦人 / 資深會計師 / 香港稅務學會資深會員

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