【股東周年大會 (AMG】即睇：股東開會議程內容和通知期

根據現時公司條例，公司須於每年指定期限內召開股東周年大會 (Annual General Meeting)，本文會分享股東周年大會召開日期、通知期計算、股東周年大會主要功能和各種注意事項。

在公司條例管轄下，要求每間香港有限公司每年都需於既定時間召開股東周年大會，一間公司的第一個股東大會應在公司成立18個月內舉行，在往後每年度舉行周年股東大會。

公司須就其每個財政年度，在以下期間內舉行周年大會：

• 如屬擔保有限公司或非附屬公眾公司的私人公司，須於會計年度結束後的9個月內，舉行周年大會；及
• 如屬任何其他公司，須於會計年度結束後的6個月內，舉行周年大會。

如會計參照期是有關公司的首個會計年度期，而該參照期超過12個月，則公司須在以下期間內舉行周年大會：

• 如屬擔保有限公司或非附屬公眾公司的私人公司，則須：
  • 於公司成立為法團的首個周年日後的9個月內，舉行周年大會；或
  • 於該會計參照期結束後的3個月內，舉行周年大會， 兩者以較遲者為準；及
• 如屬任何其他公司，則須：
  • 於公司成立為法團的首個周年日後的6個月內，舉行周年大會；或
  • 於該會計參照期結束後的3個月內，舉行周年大會， 兩者以較遲者為準。

而上市公司除了要遵從上述規定，更要按香港上市規則召開周年股東大會。

在新條例下，公司須就其每個財政年度舉行周年大會，而並非就每個公曆年舉行。公司在以下情況可無須舉行周年大會：

• 如所有須在該周年大會上作出的事情，已藉書面決議作出;而須在該周年大會上提交省覽或交出的文件的文本，均已在該書面決議傳閱日期當日或之前，向公司每名成員提供，公司便無須舉行周年大會。
• 只有一名成員的公司無須舉行周年大會。
• 公司可藉一項書面決議或一項獲公司所有成員在某成員大會上通過的決議，免除舉行周年大會。
• 不活動公司可豁免舉行周年大會的規定。

股東周年大會的主要功用是幫助企業決策重要事宜，同時包括審閱公司相關賬目，並會討論股息派發詳情等。

一般而言，周年股東大會包括以下功能：

• 任免董事、公司秘書；
• 公司管理機構的選舉；
• 讓股東了解公司的財務和業績； 
• 向股東宣派股息； 
• 為股東提供發問的平台；
• 對決議進行投票。 

股東周年大會一般需要提前最少21日發出向持份者通知。不過，只要全體有權出席大會的成員一致同意，該通知期縮短至少於21日；如果該會議並非周年大會，只要全體95%成員同意，有限公司的通知期最少14日，無限公司的通知期最少7日。

如有關公司的章程細則規定的通知期較長，則須給予該較長通知期的召開大會通知。

而在股東大會通知中，需要列出以下內容：

• 會議的日期、時間和地點
• 議程和簡要概述
• 擬通過的決議

根據公司條例第584條，公司可使用令該公司身處不同地方的成員能夠在成員大會上聆聽、發言及表決的任何科技，在兩個或多於兩個地方舉行成員大會，但須受公司章程細則的條文規限。

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