根據現時公司條例,公司須於每年指定期限內召開股東周年大會 (Annual General Meeting),本文會分享股東周年大會召開日期、通知期計算、股東周年大會主要功能和各種注意事項。
在公司條例管轄下,要求每間香港有限公司每年都需於既定時間召開股東周年大會,一間公司的第一個股東大會應在公司成立18個月內舉行,在往後每年度舉行周年股東大會。
公司須就其每個財政年度,在以下期間內舉行周年大會:
如會計參照期是有關公司的首個會計年度期,而該參照期超過12個月,則公司須在以下期間內舉行周年大會:
而上市公司除了要遵從上述規定,更要按香港上市規則召開周年股東大會。
在新條例下,公司須就其每個財政年度舉行周年大會,而並非就每個公曆年舉行。公司在以下情況可無須舉行周年大會:
股東周年大會的主要功用是幫助企業決策重要事宜,同時包括審閱公司相關賬目,並會討論股息派發詳情等。
一般而言,周年股東大會包括以下功能:
股東周年大會一般需要提前最少21日發出向持份者通知。不過,只要全體有權出席大會的成員一致同意,該通知期縮短至少於21日;如果該會議並非周年大會,只要全體95%成員同意,有限公司的通知期最少14日,無限公司的通知期最少7日。
如有關公司的章程細則規定的通知期較長,則須給予該較長通知期的召開大會通知。
而在股東大會通知中,需要列出以下內容:
根據公司條例第584條,公司可使用令該公司身處不同地方的成員能夠在成員大會上聆聽、發言及表決的任何科技,在兩個或多於兩個地方舉行成員大會,但須受公司章程細則的條文規限。