許多創業初學者對有限公司的結構和運作認識不足，常將公司秘書誤解為類似私人秘書的角色，並認為公司秘書的職位是可有可無的。然而，公司秘書實際上扮演著關鍵的行政和法律職責。本文將深入探討公司秘書的工作、責任及其必要性，幫助那些計劃開設有限公司的您，更全面地理解公司秘書的重要性。通过本文，您將了解到「公司秘書職責和工作」、「公司秘書法律責任」以及「公司秘書是否必須有」等關鍵信息，為你在註冊有限公司時提供必要的知識支持。
目錄
1. 公司秘書是什麼？
2. 公司秘書是必須要有嗎？法例有何要求？
3. 公司秘書與董事同一人可以嗎？
4. 公司秘書可以自已做嗎？
5.公司秘書可以領取人工嗎？
6. 公司秘書職責有什麼？
7. 公司秘書有什麼工作？
8. 公司秘書有什麼法律責任？
9. 沒有委任公司秘書有什麼後果？
10. 總結
在香港，根據《公司條例》（香港法例第622章）第474條規定，每一間在香港註冊的有限公司都必須指定至少一名公司秘書。目的是確保公司能有效履行法定義務並維持良好的公司治理。
如未有委任公司秘書或未能妥善履行相關法定責任，公司可能面對合規風險（例如逾期申報、被要求更正資料，甚至引致罰則）。因此，無論由合資格人士兼任或委託持牌服務供應商出任，公司都應確保公司秘書角色能被有效履行。
在香港，公司秘書本身並非必然需要持牌；是否需要牌照，關鍵在於該公司秘書是否屬於「以業務方式」向他人提供公司秘書／公司服務。
根據《打擊洗錢及恐怖分子資金籌集條例》（第 615 章），如任何人士或機構以業務方式提供公司服務（包括公司秘書服務），一般會被視為信託或公司服務提供者（TCSP），並須領有TCSP 牌照。如屬 TCSP 業務但未領牌，可能構成刑事罪行。
在提交公司註冊處表格時（例如 NNC1、ND2A、NAR1 等），通常需要在表格內列明：
法律容許由公司董事、僱員或親友擔任公司秘書（前提是並非以業務方式提供服務），但委任前應充分理解公司秘書的法定及管治責任。公司秘書並非純粹「掛名」職位，常見工作包括：
如相關人員欠缺公司合規經驗，委託已持有 TCSP 牌照的專業公司秘書服務供應商，通常可降低因程序錯漏或逾期申報而引致的罰款及合規風險。
公司秘書可由 自然人 (個人) 或 法人（公司 ）擔任，兩者同樣屬法定職位，核心職責都是協助公司履行《公司條例》下的合規工作（如保存法定紀錄、提交周年申報表、處理公司資料變更、準備會議紀錄等）。
自然人公司秘書由某一位個人出任，優點是溝通直接、彈性較高；但如該人士離職、長期不在港或對法規不熟，合規風險會較高，亦要留意限制：若公司只有一名董事，該董事不可同時兼任公司秘書。
法人公司秘書則由專業秘書公司／機構擔任，通常有固定流程、專人跟進、交接較穩定，較適合希望長期合規、減少遺漏與逾期風險的公司；相對上成本會較固定，處理需按既定程序及服務範圍。選擇哪一種，建議按公司規模、內部人手、合規需求及預算作決定。
就私人有限公司而言，公司可委任董事兼任公司秘書；如公司秘書由自然人出任，一般須為通常居於香港人士。不過，《公司條例》（第 622 章）第 475(2) 條規定：如公司僅有一名董事（唯一董事），該董事不得同時擔任公司秘書。
換言之，董事並非公司的唯一董事時，才有可能兼任公司秘書。雖然兼任可節省外判成本，但仍須確保具備處理法定申報及公司管治文件的能力。
如屬上市公司，公司秘書的資格要求一般較私人公司嚴格。獲委任人士或機構須具備相應的專業資格、學歷或相關經驗，以符合《香港聯合交易所有限公司證券上市規則》（《上市規則》）的要求。
如你擬外判公司秘書服務，可到公司註冊處 TCSP 網站查閱持牌人登記冊，核對服務供應商是否已登記持牌，確保合規。
可以。公司秘書屬公司可委任的職位，公司可按其安排向公司秘書支付薪酬（例如作為僱員薪金、董事酬金或服務費），並在會計及稅務上作相應處理。
不過，需要釐清的是：是否需要 TCSP 牌照，並非取決於「有沒有收人工」，而是取決於該人士／機構是否「以業務方式」向他人提供公司秘書或公司服務。如屬對外提供公司秘書服務的一方，通常會被視為信託或公司服務提供者（TCSP），並須符合《打擊洗錢及恐怖分子資金籌集條例》（第 615 章）下的持牌及合規要求；相反，如公司秘書是公司內部人員（例如董事、受僱員工）為本公司履行職務，一般不會因為「收取薪酬」而自動構成 TCSP。
如你打算外判公司秘書服務，建議先核對供應商是否已持有有效 TCSP 牌照，並在提交公司註冊處相關表格時按要求披露其 TCSP 身分。
在香港，公司秘書的法律責任是根據《公司條例》（香港法例第622章）規定的。此條例對公司秘書的角色、職責及法律責任作出了明確的界定，強調了公司秘書在確保公司合規方面的重要性。根據《公司條例》第474條，每家公司必須指定至少一名公司秘書，負責監督公司遵守法律和法規的要求。公司秘書的主要職責包括：
這些責任反映了公司秘書在確保公司遵守法律規定和促進良好企業治理方面的核心角色。根據公司的規模、業務性質和特定需求，公司秘書的服務範圍可以進行相應的調整。
如果你打算搵外判公司秘書公司處理合規工作，要留意不同供應商的工作職責 / 工作範圍往往會因應你揀選的服務計劃而有所不同。一般市面上會分成基本計劃同專業（或全面）計劃，基本計劃多數只涵蓋日常必需的法定事項（例如基本法定存檔、提醒期限等），而專業計劃則可能額外包括公司變更文件、會議文件準備、合規諮詢、代辦更多手續等。
因此，簽約前建議先清楚對照：邊啲服務「已包含」、邊啲屬「另收費項目」、是否有次數 / 文件類型限制，以及急件處理是否需要附加費，避免以為已包辦但之後出現額外收費或工作落差。
在香港，若公司秘書違反《公司條例》（香港法例第622章）的規定，他們可能會面臨多種法律責任。具體的法律後果取決於違反的條文性質和嚴重程度，以下是一些可能的法律責任：
在香港，根據《公司條例》（香港法例第622章），所有註冊有限公司都必須委任公司秘書。這一職位不僅是法定要求，而且在維護公司合法運作中扮演關鍵角色。以下是未能遵守這一規定可能面臨的後果：
| 項目 | 公司秘書 | 董事 |
|---|---|---|
| 法定人數要求 | 至少1名 | – 私人股份有限公司：至少1名 – 擔保有限公司：至少2名 – 公眾有限公司：至少2名 |
| 委任後幾時通知公司註冊處？ | 15 日內遞交通知 | 15 日內遞交通知 |
| 辭任後幾時通知公司註冊處？ | 15 日內遞交通知 | 15 日內遞交通知 |
| 是否可由法人公司擔任？ | 可為自然人或法人團體 | – 可為法人團體 – 但私人公司必須有至少一名自然人董事 |
| 是否需持牌？ | 若以營業方式提供秘書服務，必須領有 TCSP 牌照 | 不需要 |
| 主要職責與權力 | – 協助公司遵守《公司條例》 – 協助公司遵守《公司條例》 – 安排董事/股東會議 |
– 領導公司營運與決策 – 作出商業決策與重大批准 – 對公司整體負最終法律責任 |
中小企的公司秘書日常工作並不算複雜，但作為公司秘書，需要對現時條例有所認知，亦要對公司條例要求敏感度要高，確保依時呈交文件，避免不必要的罰款。所以當選擇公司秘書服務時，必須找一間有信譽，並領有《信託或公司服務提供者牌照》的秘書服務公司去當自己的公司秘書。
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毅思會計創辦人 / 資深會計師 / 香港稅務學會資深會員
| 事項 | 法定時限 |
|---|---|
| 更改註冊地址 | 15天內 |
| 董事 / 公司秘書委任或辭任 | 15天內 |
| 更改董事 / 公司秘書詳情 | 15天內 |
| 公司股份配發 | 1個月內 |
| 更改備任董事 | 15天內 |
| 更改備任董事詳情 | 15天內 |
| 修改公司章程 | 15天內 |
| 更改公司名稱 | 15天內 |
| 更改登記冊及公司紀錄備存地點 | 15天內 |
| 遞交周年申報表 | 周年日後42天內遞交 |
| 通知開業 | 1個月內 |
| 更改業務名稱 | 1個月內 |
| 更改業務性質 | 1個月內 |
| 申請分行商業登記 | 1個月內 |
| 首次周年股東大會 | 公司成立18個月內舉行 |
| 續後周年股東大會 | 會計年結日後9個月內 (兩次股東週年大會之間的間隔不得超過15個月) |
| 首份利得稅報稅表 | 發出日期3個月內遞交 |
| 非首份利得稅報稅表 | 按照稅務局規定 |
備注：以上適用於「私人股份有限公司」
年度獎項
Outstanding Chinese Enterprise of the Year 2023
(一帶一路傑出華人企業)
The Most Valuabble Brand (Asia Pacific) of the Year 2023
(最具價值亞太創業品牌)
Asia’s Most Valuable Services for the Year 2022
(亞太區最有價值服務)
The Most Reputable Professional Accounting Firm for the Year 2022
(最具信譽專業會計公司)
Most Reliable Accounting And Corporate Services of the Year 2021
(最可靠會計及企業服務)
HKMOS Awards
(最優秀服務大獎 2021)
Famous Brands Hong Kong
(香港著名品牌 2021)
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