【公司登記冊】一覽董事、公司秘書、公司成員登記冊法定要求

在香港，公司登記冊 (英文：Register of Companies) 是一項重要的法定文件，用於記錄有關公司所有董事、成員（股東）、公司秘書的詳細信息。根據《公司條例》（Cap. 622），所有在香港註冊的有限公司都必須妥善維護這份登記冊，並遵守特定的法律要求。本文將詳細解釋政府對於公司成員登記冊的具體要求。

公司成員登記冊

公司成員登記冊應包含的信息：

• 股東的全名和地址：每位股東的法定全名和聯絡地址需被詳細記錄。
• 股份的分配情況：包括股份的數量和類別（如普通股或優先股）。
• 股份的獲得日期：記錄股東獲得各批股份的具體日期。
• 股份轉讓的詳細資料：包括轉讓日期及受讓人的信息，如全名和地址。

公司董事登記冊

公司董事登記冊應包含的信息：

• 董事的全名：登記冊應詳細記錄每位董事的法定全名。
• 董事身份證 / 護照編號：每位董事的身份證或護照號碼應詳細記錄，以確認其身份。
• 任命日期：記錄每位董事被任命到董事會的具體日期。
• 住址 / 通訊地址：董事的住宅地址或通訊地址需被記錄在案。為保護隱私，董事可以選擇提供服務地址作為替代。
• 國籍：董事的國籍也需要被記載，以顯示其法律居留資格。
• 離職日期：如果董事已經不再擔任職位，其離職日期也應記錄於冊。

公司秘書登記冊

公司秘書登記冊應包含的信息：

• 秘書的全名：登記冊應詳細記錄每位公司秘書的法定全名。
• 任命日期：記錄公司秘書被任命的具體日期。
• 通訊地址：秘書的通訊地址需被記錄在案。為保護隱私，可以選擇使用服務地址替代住址。
• 國籍：記錄公司秘書的國籍。
• 身份證編號 / 牌照編號：每位秘書的身份證或護照號碼應詳細記錄，以確認其身份。如秘書是持有TCSP牌照，列明相關牌照編號。
• 離職日期：如果秘書已經不再擔任職位，其離職日期也應記錄於册。

重要控制人登記冊

重要控制人登記冊是依據香港《公司條例》（Cap. 622）及《有關查冊條例》（Cap. 622A）的要求，香港公司必須設立並維護的法定記錄。此登記冊的目的是提高公司所有權和控制結構的透明度，確保公司的實際控制人可以被正確識別。以下是重要控制人登記冊中通常包含的內容：

重要控制人登記冊應包含的信息：

• 控制人的全名：登記冊應詳細記錄每位重要控制人的法定全名。
• 住址：記錄重要控制人的住宅地址或有效的通訊地址。
• 國籍：登記重要控制人的國籍。
• 控制的性質和方式：說明控制人對公司的控制是通過持股、投票權還是其他方式。

公司指定代表人的資料：

• 代表人的全名：記錄公司指定代表人的全名。
• 職務或角色：說明代表人在公司中的職務或扮演的角色。
• 聯絡方式：提供代表人的聯絡電話和通訊地址。
• 任命日期：記錄代表人被公司任命的日期。

公司登記冊管理和存取

• 存放地點：公司登記冊通常被假定存放於公司的註冊辦公室，假如實務情況是存放在其他指定的地點，需要遞交「登記冊及公司紀錄備存地點通知書」(NR2) 向政府登記。
• 公開查閱：公司登記冊不對公眾開放查閱，但指定的政府機構和權力機關可以在必要時查閱。
• 更新和維護：每當有關登記冊的信息發生變更時，公司必須及時更新登記冊，以確保信息的準確性和最新性。

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