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【公司登記冊】一覽董事、公司秘書、公司成員登記冊法定要求

公司登記冊 Company Register

在香港,公司登記冊 (英文:Register of Companies) 是一項重要的法定文件,用於記錄有關公司所有董事、成員(股東)、公司秘書的詳細信息。根據《公司條例》(Cap. 622),所有在香港註冊的有限公司都必須妥善維護這份登記冊,並遵守特定的法律要求。本文將詳細解釋政府對於公司成員登記冊的具體要求。

公司成員登記冊

公司成員登記冊應包含的信息:

  • 股東的全名和地址:每位股東的法定全名和聯絡地址需被詳細記錄。
  • 股份的分配情況:包括股份的數量和類別(如普通股或優先股)。
  • 股份的獲得日期:記錄股東獲得各批股份的具體日期。
  • 股份轉讓的詳細資料:包括轉讓日期及受讓人的信息,如全名和地址。

公司董事登記冊

公司董事登記冊應包含的信息:

  • 董事的全名:登記冊應詳細記錄每位董事的法定全名。
  • 董事身份證 / 護照編號:每位董事的身份證或護照號碼應詳細記錄,以確認其身份。
  • 任命日期:記錄每位董事被任命到董事會的具體日期。
  • 住址 / 通訊地址:董事的住宅地址或通訊地址需被記錄在案。為保護隱私,董事可以選擇提供服務地址作為替代。
  • 國籍:董事的國籍也需要被記載,以顯示其法律居留資格。
  • 離職日期:如果董事已經不再擔任職位,其離職日期也應記錄於冊。

公司秘書登記冊

公司秘書登記冊應包含的信息:

  • 秘書的全名:登記冊應詳細記錄每位公司秘書的法定全名。
  • 任命日期:記錄公司秘書被任命的具體日期。
  • 通訊地址:秘書的通訊地址需被記錄在案。為保護隱私,可以選擇使用服務地址替代住址。
  • 國籍:記錄公司秘書的國籍。
  • 身份證編號 / 牌照編號:每位秘書的身份證或護照號碼應詳細記錄,以確認其身份。如秘書是持有TCSP牌照,列明相關牌照編號。
  • 離職日期:如果秘書已經不再擔任職位,其離職日期也應記錄於册。

重要控制人登記冊

重要控制人登記冊是依據香港《公司條例》(Cap. 622)及《有關查冊條例》(Cap. 622A)的要求,香港公司必須設立並維護的法定記錄。此登記冊的目的是提高公司所有權和控制結構的透明度,確保公司的實際控制人可以被正確識別。以下是重要控制人登記冊中通常包含的內容:

重要控制人登記冊應包含的信息:

  • 控制人的全名:登記冊應詳細記錄每位重要控制人的法定全名。
  • 住址:記錄重要控制人的住宅地址或有效的通訊地址。
  • 國籍:登記重要控制人的國籍。
  • 控制的性質和方式:說明控制人對公司的控制是通過持股、投票權還是其他方式。

公司指定代表人的資料

  • 代表人的全名:記錄公司指定代表人的全名。
  • 職務或角色:說明代表人在公司中的職務或扮演的角色。
  • 聯絡方式:提供代表人的聯絡電話和通訊地址。
  • 任命日期:記錄代表人被公司任命的日期。

公司登記冊管理和存取

  • 存放地點:公司登記冊通常被假定存放於公司的註冊辦公室,假如實務情況是存放在其他指定的地點,需要遞交「登記冊及公司紀錄備存地點通知書」(NR2) 向政府登記。
  • 公開查閱:公司登記冊不對公眾開放查閱,但指定的政府機構和權力機關可以在必要時查閱。
  • 更新和維護:每當有關登記冊的信息發生變更時,公司必須及時更新登記冊,以確保信息的準確性和最新性。
Adam-Ho-ACAS

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