在香港成立有限公司時，註冊服務一般會向客戶提供「公司綠盒」套裝。然而，不少人士對綠盒的用途及實際作用未必清楚。本文將先介紹什麼是公司綠盒，再說明綠盒內一般包含的文件與物品、鋼印的用法及常見用途，並補充綠盒在日常公司運作中的應用情境，以及綠盒遺失時的處理方法，協助讀者全面了解公司綠盒的功能與重要性。

什麼是綠盒？

在香港，秘書公司為客戶辦理有限公司註冊後，傳統上會交付一個綠色盒子，俗稱「綠盒」。綠盒內載有與公司成立及註冊相關的資料，並會在公司註冊完成後一併製作。盒內一般包括公司註冊所需的法定文件、各類記錄冊及公司印章等，以協助公司保存法定紀錄並符合《公司條例》的相關要求。需要注意的是，法例並沒有規定「公司套裝／公司文件盒」必須為綠色；「綠盒」一稱主要源於業界的傳統做法，用以方便集中存放及管理公司文件。

公司綠盒套裝包括了什麼?

公司綠盒有什麼用途？

公司「綠盒」本身並非《公司條例》規定的必備物品，主要作用是作為一套便利的收納工具，讓公司集中保存成立及日常運作所需的法定文件、記錄冊及各類印章，便於日後辦理銀行開戶、簽署合約、公司資料更新、核數或盡職審查等程序。至於綠盒內的文件及章印是否必須，則需視乎公司的實際需要及法律要求而定：部分屬法定或實務上常用的公司紀錄需要妥善保存；而鋼印等印章在新《公司條例》下並非每間公司必備，是否使用通常取決於文件性質及對方要求。

1)簽名方印（簽字原子印／長形章）

簽名方印常見為長方形原子印，亦有人稱為「財務章」。印色多為紫色或藍色，主要用於需要公司簽署或確認的文件，例如合約簽訂、公司內部文件，以及部分銀行表格（如支票、匯款單、提款單、轉帳單等）之用。

備註：實務上是否可用於銀行文件，視乎銀行要求及公司簽署安排而定。

2)圓印（小圓章／更正章）

圓印通常為圓形原子印，印色多為紫色或藍色。常見設計為外圈公司英文名稱，內圈加符號或標記。其主要用途多為文件更正：當文件內容需作小幅修改時，可在更改位置旁加蓋圓印作識別。部分公司亦會將圓印作一般日常蓋印之用。一般而言，於正式合約簽訂過程中，建議以公司既定簽署方式為準，避免因印章使用不一致而引起爭議。

3)鋼印（法團印章 Common Seal）

鋼印即公司法團印章（Common Seal），刻有公司法定名稱。使用時通常先壓印於貼紙或壓印紙上，再貼附於文件指定位置；亦可按文件格式直接壓印於文件上。某些契據或較正式的法律文件，仍可能要求使用法團印章或以特定方式簽立。

需要注意的是，自 2014 年《公司條例》生效後，香港公司可選擇不設法團印章，因此近年新成立公司未必一定配備或經常使用鋼印；是否需要使用，應按文件要求及法律/專業意見處理。

4)公司章程（Articles of Association）

公司章程通常以小冊子形式保存（常見有英文版，部分公司亦備有中文版），用以規範公司內部運作及股東、董事的權利與責任，包括但不限於：

• 公司名稱及公司類型
• 股本及股份安排（如股份類別、股權比例、轉讓限制等）
• 股東大會與董事會的召開、表決及決議程序
• 董事職權、委任與罷免
• 股息分派、公司秘書安排、文件簽署方式等

公司章程常在涉及公司重要變更或對外合規時需要查閱，例如更改公司名稱、股權/董事變更、增資配股、對外融資或上市相關程序等。

如欲深入了解，可瀏覽：【公司章程】公司章程是什麼？3分鐘看懂公司章程範本

5)股票本（Share Certificate Book／股份證書）

股票本主要用於出具及保存股份證書（Share Certificate）。當公司配發股份、轉讓或處理股權安排時，股份證書可作為股權持有的書面憑證之一（實務上亦需配合公司法定記錄冊及相關文件存檔）。

6)法定紀錄冊（Statutory Books）

法定紀錄冊用於保存公司法定記錄及會議紀錄，通常包括（視公司配置而定）：

• 董事、公司秘書及股東（成員）資料與變更紀錄
• 董事會議紀錄、股東會議紀錄及決議
• 重要文件及法定表格副本等

妥善保存法定紀錄有助公司符合《公司條例》要求，亦方便日後核數、開戶、盡職審查（Due Diligence）或處理公司變更事宜

7)商業登記證（BR）／公司註冊證書（CI）

• 公司註冊證書（Certificate of Incorporation, CI）：證明公司已於公司註冊處正式成立。
• 商業登記證（Business Registration Certificate, BR）：證明公司已完成商業登記，並需按有效期定期續期（常見為一年或三年，視申請時選擇而定）。一般而言，商業登記證到期後需於指定期限內辦理續證，以免產生罰款或影響營運安排。

公司鋼印應如何使用？

1)確認是否需要使用鋼印

先查看文件條款、對方要求（例如銀行、律師、買賣雙方）或相關程序是否指明必須以 common seal 簽立。2014 年後香港公司可選擇不設鋼印，很多文件其實可用授權簽署取代。

2)準備簽立方式（授權）

一般需要按公司章程或董事決議規定，由公司授權人士簽立（例如董事/公司秘書）。部分情況會先出董事會決議，批准使用鋼印及簽立文件。

3)把文件放在鋼印位置

將文件翻到需要蓋鋼印的位置（通常在簽署頁或 “Executed as a deed” 附近），對準鋼印壓印位置。

4)壓印（常見兩種做法）

• 直接壓印在文件上：把文件放入鋼印器，對準後用力壓下形成凸字印記。
• 先壓在貼紙/壓印紙上，再貼到文件：先在貼紙上壓印（形成凸印），再把貼紙貼到文件指定位置。這做法常見於紙張較薄或需要更清晰凸印時。
  （你提到的「先印在貼紙上再貼」屬常見做法，但並非所有情況都必須如此。）

5) 按要求加簽/見證

很多文件會要求鋼印旁邊再由授權人簽名，以及在需要時由另一人見證簽署（具體人選和格式要看文件及公司章程/決議）。

6)保存紀錄

建議保留簽立紀錄（例如董事會決議、簽署頁副本、文件正本保管位置），方便日後核數、盡職審查或爭議處理。

公司綠盒遺失了怎辦？

公司綠盒遺失時，應先確認遺失的範圍（例如法定紀錄冊、公司印章、公司章程、公司註冊證書及商業登記證副本等），並盡快採取補救措施。雖然「綠盒」本身並非法律規定的必備物品，但公司仍須按《公司條例》及相關規定妥善備存法定紀錄（例如成員／董事等登記冊及會議紀錄等），以符合法定保存及查閱要求；因此，一旦遺失涉及法定紀錄冊，建議立即與公司秘書或專業服務提供者聯絡，安排核對現存資料、重製或補回缺失文件。同時，如遺失包含公司印章（例如簽名方印、圓印或法團印章），亦應評估被盜用風險，按公司內部授權程序停用舊章並另行刻製新章，必要時通知相關銀行、合作方或專業人士，以降低法律及營運風險。

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